Pemeliharaan dan Perbaikan Arsip Elektronik
A. PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK.
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).
•Artikel pemeliharaan arsip elektronik
pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :
- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
~ migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang ke perangkat terkini
~ konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk preservasi jangka panjang
~ enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang
~ emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan.
PENGAMANAN ARSIP ELEKTRONIK.
1).Pemeliharaan Arsip Elektronik merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.Metode dalam keamanan PAE sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 41 ayat (3) antara lain:
a. membatasi akses Arsip Elektronik dalam rangka
menjaga integritas Arsip Elektronik serta mencegah
manipulasi/perubahan dan kerusakan
Arsip Elektronik
b. membangun keamanan sistem jaringan, seperti firewall
untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berhak
c. menginstall perangkat lunak untuk memfilter dan
secara rutin melakukan update untuk melindungi
sistem dari spam, DOS, malicious code maupun virus
d. menerapkan Public Key Infrastructure, teknologi untuk
enkripsi Arsip Elektronik yang menjamin keamanan
transmisi Arsip Elektronik ke pihak lain
e. mengunci Arsip Elektronik dengan mode “read-only”
f. menerapkan teknologi Tanda Tangan Elektronik yang
berfungsi untuk autentikasi
g. menyimpan Arsip Elektronik secara offline dan
membangun sistem backup dan pemulihan bencana, dan
h. membangun dan menerapkan audit sistem secara
berkali-kali.
KESELAMATAN ARSIP ELEKTRONIK
2). Selain metode sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
keamanan PAE dapat dilaksanakan sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Antara lain:
a. Menggunakan Antivirus
b. Menggunakan Perangkat Lunak
c. Menyimpan sebuah file di dokumen yang tidak akan memungkinkan hilang
KESIMPULAN DARI KEAMANAN DAN KESELAMATAN ARSIP ELEKTRONIK dapat dilakukan dengan cara proses pembuatan arsip yang dapat dilakukan dengan menggunakan tools berupa aplikasi tata kelola persuratan digital, dengan menggunakan tanda tangan elektronik untuk memberikan bukti yang sah serta melakukan pelabelan digital/watermaking serta untuk keselamatannya dengan menggunakan antivirus, menggunakan perangkat lunak,dan menyimpan sebuah file di dokumen yang tidak memungkinkan hilang agar terhindar tersebarnya sebuah dokumen secara bebas oleh para pengguna yang tidak bertanggung jawab.
B. PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN ARSIP ELEKTRONIK
PEMELIHARAAN ARSIP ELEKTRONIK.
Salah satu pekerjaan dalam kearsipan adalah pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan mengurus arsip dokumen agar dapat bertahan lebih lama dengan cara memperpanjang umur arsip tersebut melalui berbagai cara.
a. Pengamanan Data-Data
b. Membuat protokol standar dalam pengoperasian pengelolaan data elektronik
c. Penggunaan Hardware secara baik sesuai prosedur
d. Lakukan Back up data secara berkala.
Arsip elektronik merupakan sebuah dokumen yang direkam dan disimpan dalam bentuk data yang menggunakan teknologi sebagai media penyimpanannya, diera revolusi industri 4.0 ini penggunaan dokumen elektronik sudah menjadi standar baku dalam sebuah sistem pengelolaan dokumen modern. akan tetapi dalam pemeliharaannya arsip elektronik juga memerlukan penanganan yang sangat intes dalam upaya melestarikan arsip elektronik ini, dimana banyak celah penyalah gunaan pada media elektronik yang dapat mengganggu keberadaan sebuah dokumen elektronik.
PERBAIKAN ARSIP ELEKTRONIK
a. Antisipasi adalah sistem pemeliharaan arsip elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b. Migrasi adalah proses pemindahan arsip elektronik
c. Konversi adalah proses perubahan format arsip elektronik ke format data
d. Enkapsulasi adalah proses mendata informasi yang dibutuhkan untuk di masa mendatang
e. Emulsi adalah proses penciptaan kembali
KESIMPULAN DARI PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN ARSIP ELEKTRONIK dapat dilakukan dengan cara pengamanan data agar melindungi data dari serangan hacker & virus, membuat protokol standar dalam pengoperasian pengolahan data elektronik supaya memberikan keamanan pada sebuah data yang di simpan dengan menggunakan sebuah perangkat hardware secara baik sesuai prosedur yang tujuannya agar memberikan perlindungan pada sebuah data dan melakukan back up data secara berkala supaya proses penyalinan data yang di simpan tersebut aman dengan penyimpanan lokasi yang berbeda dari lokasi dokumen aslinya dan apabila terjadi kerusakan atau kehilangan pada data asli mudah merecovery dengan melakukan antisipasi, migrasi, konversi, enkapsulasi, dan emulsi.